Procedura per la segnalazione di illeciti di interesse generale nell’ambito del contesto lavorativo WHISTLEBLOWINGSchema di sintesiLe Segnalazioni
I Segnalanti possono inoltrare le segnalazioni attraverso i seguenti canali:
Canali interni
➢ posta ordinaria, da inviare in busta chiusa, indirizzata alla c.a. Sig.ra Patrizia Betti c/o S & G Trade S.p.A., Viale Giorgio Ribotta 21 – Eurosky Tower – 00144 Roma (RM), avendo cura di indicare sulla busta “riservata al Responsabile della Segnalazione”. La segnalazione va effettuata scaricando il “Modulo di Segnalazione” presente sul sito www.segtrade.it e compilandolo secondo le presenti istruzioni.
➢ Segnalazione Orale, richiedendo un incontro con il Responsabile delle Segnalazione
Canale Esterno
I Segnalanti possono inoltrare una Segnalazione mediante il Canale Esterno, istituito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), accessibile attraverso il sito web: https://whistleblowing.anticorruzione.it nel caso in cui:
i predetti Canali Interni non sono attivi o non sono gestiti in conformità alla legge (ad es., non tutelano l’identità del Segnalante);
il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione Interna e non ha avuto Seguito;
il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione Interna, alla stessa non sarebbe dato efficace Seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di Ritorsione;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente palese per il pubblico interesse, Divulgazione pubblica e denuncia alle Autorità competenti
Definizioni
Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse o l’integrità di S & G Trade S.p.A. e che consistono in:
condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
violazioni delle procedure e altre disposizioni adottate da S & G Trade S.p.A.
comportamenti illeciti derivanti da norme dell’Unione o nazionali in materia di: appalti pubblici, servizi prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare,
salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione (ad esempio, in materia di I.V.A.);
atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione (ad es. in materia di concorrenza).
Informazioni sulle Violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti Violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nel Contesto Lavorativo (come definito di seguito), nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali Violazioni;
Segnalazione o Segnalare: la comunicazione scritta od orale di Informazioni sulle Violazioni;
Canali di Segnalazione Interni: i canali di segnalazione istituiti da S & G Trade S.p.A. di cui alla sezione 6;
Canale di Segnalazione Esterno: il canale di segnalazioni istituito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC);
Segnalazioni Interne: la comunicazione, scritta od orale delle Informazioni sulle Violazioni presentata tramite i Canali di Segnalazione Interni;
Segnalazioni Esterne: la comunicazione, scritta od orale delle Informazioni sulle Violazioni presentata tramite il Canale di Segnalazione Esterno;
Divulgazione Pubblica o Divulgare Pubblicamente: rendere di pubblico dominio Informazioni sulle Violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
Segnalante: la persona fisica che effettua la Segnalazione sulle Violazioni acquisite nell’ambito del Contesto Lavorativo;
Facilitatore: una persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di Segnalazione, operante all’interno del Contesto Lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
Contesto Lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte a favore di S & G Trade S.p.A., attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce Informazioni sulle Violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire Ritorsioni (come definite di seguito) in caso di Segnalazione;
Persona Coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella Segnalazione Interna come persona alla quale la Violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella Violazione Segnalata;
Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della Segnalazione, che provoca o può provocare al Segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
Seguito: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del Canale di Segnalazione Interno per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
Riscontro: comunicazione al Segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla Segnalazione.
Scopo e campo di applicazione
La procedura ha l’obiettivo di disciplinare il processo di gestione delle segnalazioni ai sensi del Decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
La guida, pertanto, è volta ad incentivare l’emersione di fenomeni illeciti e illustrare i principi posti a salvaguardia dei Segnalanti (c.d. whistleblowers), le modalità di comunicazione delle Segnalazioni, il relativo processo di gestione, nonché ogni possibile azione conseguente alle Violazioni riscontrate, nel rispetto della normativa in materia di privacy e di ogni altra normativa vigente.
Riferimenti normativi
La Legge n. 179/2017 ha introdotto, all’interno dell’ordinamento italiano, l’istituto delle segnalazioni di illeciti in ambito aziendale – comunemente noto con il termine di “Whistleblowing” – unitamente a una serie di disposizioni che mirano a tutelare il Segnalante e a circoscriverne l’ambito di operatività.
L’istituto trova applicazione sia nel mondo pubblico che in quello privato: la citata Legge ha infatti introdotto, per il settore privato, nell’art. 6 del D. Lgs. n. 231/2001, il comma 2-bis.
Da ultimo, il D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 (entrato in vigore il 30 marzo 2023 e le cui disposizioni sono efficaci dal 15 luglio 2023) definisce gli strumenti per la protezione delle persone che segnalano violazioni, amplia l’oggetto delle segnalazioni nonché i canali di segnalazione: in particolare, ha aggiunto al canale interno anche il canale esterno di segnalazione, diretto all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e la divulgazione pubblica.
Con delibera n. 311 del 12 luglio 2023 l’ANAC ha adottato le “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.
Soggetti che possono effettuare la Segnalazioni
Ai sensi del quadro normativo e regolatorio vigente e in linea con le best practices, i Segnalanti
possono includere:
lavoratori dipendenti (qualunque sia la tipologia contrattuale, ad esempio, sia a tempo indeterminato e sia a tempo determinato) di S & G Trade S.p.A. e coloro che comunque, operano sulla base di rapporti che ne determinano l’inserimento nell’organizzazione aziendale, anche in forma diversa dal rapporto di lavoro subordinato;
lavoratori somministrati di S & G Trade S.p.A.
soggetti in periodo di prova o in fase di colloquio;
tirocinanti e volontari, retribuiti e non;
ex dipendenti;
membri degli organi sociali, tra cui le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;
fornitori di beni e servizi;
liberi professionisti, consulenti, collaboratori e partner;
clienti o utenti dei servizi erogati dalla Società.
Oggetto delle Segnalazioni
Le Informazioni sulle Violazioni possono riguardare, a titolo meramente esemplificativo:
violazioni di procedure interne adottate da S & G Trade S.p.A., con riferimento alle attività e
prestazioni di interesse delle Società (e.g. inosservanza di clausole contrattuali, diffamazione, minacce, violazione della privacy, frodi, improprio utilizzo di dotazioni aziendali);
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
violazioni delle procedure adottate dalla Società sanzionabili in via disciplinare (es. trattamento dei dati, salute e sicurezza sul lavoro, etc.);
condotte illecite suscettibili di arrecare un danno alla salute o alla sicurezza dei dipendenti, degli utenti, dei clienti o di arrecare un danno all’ambiente;
utilizzo improprio di beni aziendali;
atti di corruzione tentati, presunti ed effettivi;
conflitto di interesse;
situazioni in cui sia riscontrato l’abuso da parte di un soggetto del potere a lui affidato al fine di ottenere vantaggi privati, nonché dai quali scaturisca un mal funzionamento delle attività aziendali, e ciò a prescindere dalla rilevanza penale.
La procedura e le tutele previste dal D. Lgs. 24/2023 NON si applicano a Segnalazioni aventi ad oggetto offese personali e/o finalità puramente diffamatorie o calunniose, rimostranze di carattere personale del Segnalante, fatti fondati su voci o meri sospetti, ovvero rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro individuale o rapporti col superiore gerarchico o colleghi.
Segnalazioni Interne
6.1. Contenuto delle Segnalazioni Interne
Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al Responsabile delle Segnalazioni, di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza delle Informazioni sulla Violazione.
Al fine di consentire un’efficace gestione della Segnalazione, si suggerisce di fornire i seguenti elementi:
generalità del Segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito della Società;
una chiara e completa descrizione delle Informazioni sulla Violazione;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo delle Informazioni sulla Violazione;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge
l’attività) che consentano di identificare i/il Soggetto/i Coinvolto/i;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza delle Informazioni sulla Violazione.
Non è, tuttavia, necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e del/dei Soggetto/i Coinvolto/i purché la Segnalazione sia dotata di elementi circostanziati di condotte illecite e che il Segnalante abbia avuto diretta conoscenza dei fatti, in ragione del Contesto Lavorativo.
È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal Segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.
Se, dopo aver effettuato una Segnalazione, il Segnalante ravvisa di aver commesso un errore, deve darne immediata informazione attraverso lo stesso canale con il quale è stata presentata la Segnalazione.
6.2. Canali di Segnalazione Interni
Le Segnalazioni, che possono essere recapitate sia da soggetti interni che esterni all’organizzazione, devono essere inviate attraverso i canali resi disponibili dalla Società e consultabili sul sito web www.segtrade.it.
Le Segnalazioni possono essere effettuate mediante:
6.2.1. Posta ordinaria
➢ scaricare il modulo di segnalazione, da sito web www.segtrade.it, da compilare ed inviare a mezzo Posta ordinaria, in busta chiusa, al seguente indirizzo:
c.a. Sig.ra Patrizia Betti c/o S & G Trade S.p.A., Viale Giorgio Ribotta 21 – Eurosky Tower – 00144 Roma (RM), avendo cura di indicare sulla busta “RISERVATA AL RESPONSABILE DELLE SEGNALAZIONI”.
La Segnalazione, su modulo cartaceo da inviare a mezzo posta, può essere nominativa o in forma anonima.
6.2.2. Segnalazione orale
La Segnalazione può essere presentata anche in forma orale, richiedendo un incontro diretto con il Responsabile delle Segnalazioni, che dovrà essere fissato entro un termine ragionevole.
Per tutti i canali di Segnalazione Interni, la Società adotta adeguate misure organizzative ed informatiche al fine di garantire la massima sicurezza e la riservatezza del Segnalante e dei contenuti della Segnalazione stessa.
6.3. Gestione delle Segnalazioni Interne
Le Segnalazioni sono gestite dal Responsabile delle Segnalazioni, (breviter, “Responsabile”), soggetto interno, autonomo e specificamente formato per gestire le Segnalazioni Interne.
Il Responsabile avrà cura di:
registrarne la ricezione e, entro i successivi sette giorni, rilasciare al Segnalante l’avviso di ricezione;
proteggerne e limitarne l’accesso rispetto a terzi;
trattarle personalmente e avviare l’istruttoria chiedendo – ove necessario – integrazioni al Segnalante, tenuto conto che entro tre mesi dall’avviso di ricezione il Responsabile è obbligato a dare riscontro al Segnalante.
Il Responsabile effettua una valutazione preventiva sulla Segnalazione al fine di verificare se vi sono tutti i requisiti per poter accordare al Segnalante le tutele previste dal D. Lgs. 24/2023 e avviare l’istruttoria.
In particolare, se:
il soggetto che effettua la Segnalazione rientra tra i Segnalanti;
le Informazioni sulla violazione rientrano tra quelle che possono essere oggetto delle Segnalazioni;
è manifestatamente assente la lesione dell’interesse pubblico o l’integrità della Società;
è manifestatamente infondata la Segnalazione per l’assenza di elementi di fatto idonei a giustificare accertamenti;
le Informazioni sulla violazione hanno un contenuto generico tale da non consentire la comprensione dei fatti, ovvero sono corredate da documentazione non appropriata o pertinente o vi è una carenza di dati che costituiscono elementi essenziali per la Segnalazione.
Quando, su richiesta del Segnalante, la Segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Responsabile, essa, previo consenso del Segnalante, è documentata a cura del Responsabile mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.
In caso di verbale, il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Ai fini dell’istruttoria, il Responsabile può avvalersi, ove ritenuto necessario, anche delle competenti funzioni aziendali nel rispetto degli obblighi di riservatezza.
L’istruttoria può anche condurre ad attività di audit documentale e/o di interviste con il Segnalante da cui ricevere ulteriori informazioni, specificazioni e/o chiarimenti rispetto al contenuto della segnalazione.
Nel corso dell’istruttoria, il Responsabile mantiene un’interlocuzione con il Segnalante anche per richiedere ulteriori approfondimenti e/o informazioni aggiuntive, tenendo traccia dell’attività svolta e fornendo informazioni, anche d’ufficio, sullo stato di avanzamento dell’istruttoria. Nel caso in cui sia necessario comunicare i dati personali del Segnalante a terzi (ad esempio, consulenti appositamente incaricati per gestire l’istruttoria o altre funzioni interne), il Responsabile chiederà al Segnalante di fornire esplicito consenso alla comunicazione a terzi, motivando la richiesta ed esplicitando i soggetti a cui verranno comunicati i dati del Segnalante ed il contenuto della Segnalazione.
Il consenso o il diniego del Segnalante sono gestiti con modalità tracciabili.
L’esito della gestione della Segnalazione può essere:
“con rilievi”, nel caso in cui al termine delle attività sia stata accertata, sulla base di elementi oggettivi, la fondatezza delle Informazioni sulla Violazione. In tal caso, il Responsabile, informa Il Datore di Lavoro o le competenti Autorità, e, in base alle rispettive competenze prederanno le necessarie determinazioni;
“senza rilievi”, nel caso in cui, constatata la buona fede del Segnalante, al termine delle attività non sia stata accertata, sulla base di elementi oggettivi, la fondatezza della Informazioni sulla Violazione;
“segnalazioni in mala fede”, nel caso in cui al termine delle attività sia stata accertata, sulla base di elementi oggettivi, la mala fede del Segnalante, con la conseguente possibilità di irrogare una sanzione disciplinare nei confronti del Segnalante stesso.
Completata la valutazione preliminare e l’istruttoria, il Responsabile comunica al Segnalante:
l’archiviazione della segnalazione con motivazione espressa; oppure
l’idoneità della segnalazione e l’inoltro al Datore di Lavoro o alle competenti Autorità
È cura del Responsabile, al fine di garantire l’applicazione della procedura, assicurare:
la tracciabilità delle segnalazioni;
la conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni e le relative attività di verifica.
In particolare:
– ogni documento cartaceo riferito alla segnalazione sarà conservato dal Responsabile delle Segnalazioni in armadio chiuso;
– la pratica relativa alla Segnalazione sarà conservata per il tempo strettamente necessario alle attività conseguenti alle Segnalazioni;
il controllo di completezza al fine di accertare che tutte le segnalazioni siano state trattate tempestivamente.
Segnalazioni Esterne
Il Segnalante ha la possibilità di inviare le proprie segnalazioni anche attraverso il canale di segnalazione cd. “esterno” indirizzato all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) nel caso in cui ricorra una delle seguenti condizioni:
non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo del Segnalante, l’attivazione del Canale di segnalazione Interno ovvero non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla legge;
il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione Interna e la stessa non ha avuto seguito;
il Segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione Interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di Ritorsione;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Divulgazione Pubblica e denuncia alle Autorità competenti
Il Segnalante che effettua una Divulgazione Pubblica o una denuncia all’Autorità giudiziaria beneficia delle misure di protezione se, al momento della Divulgazione Pubblica o della denuncia, ricorre una delle seguenti condizioni:
il Segnalante ha previamente effettuato una Segnalazione Interna ed Esterna ovvero ha effettuato direttamente una Segnalazione Esterna, alle condizioni e con le modalità previste dalla procedura e dalle Linee Guida dell’ANAC e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle Segnalazioni;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Garanzie e tutele
9.1. Tutela del Segnalante
È fatto divieto di commettere atti di Ritorsione dei confronti del Segnalante.
Costituiscono ritorsioni, quanto poste in essere in ragione della segnalazione:
il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
le note di merito negative o le referenze negative;
l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta
conversione;
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la
perdita di redditi;
l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione
nel settore o nell’industria in futuro;
la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
l’annullamento di una licenza o di un permesso;
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
I motivi che hanno indotto il Segnalante a Segnalare le Informazioni sulla Violazione sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Gli atti assunti in violazione delle disposizioni della presente procedura sono nulli.
La tutela del Segnalante si applica anche nei casi di Segnalazione anonime, se il Segnalante è stato successivamente identificato e ha subito ritorsioni.
9.2. Tutela della Persona Coinvolta
In conformità con la normativa vigente, S & G Trade S.p.A, ha adottato le stesse forme di tutela a garanzia della privacy del Segnalante anche per la Persona Coinvolta, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge che imponga l’obbligo di comunicare il nominativo del Segnalato (ad es. in caso di indagini da parte dell’Autorità Giudiziaria, ispezioni da parte di Polizia Giudiziaria, ecc.).
La procedura lascia ferma la responsabilità penale e disciplinare del Segnalante:
nell’ipotesi in cui la Segnalazione configuri calunnia o diffamazione;
nell’ipotesi in cui la Segnalazione sia manifestamente dettata da ragioni di opportunità e/o effettuata al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e in ogni altra ipotesi di abuso, utilizzo improprio o intenzionale strumentalizzazione
dell’istituto oggetto della presente procedura.
9.3. Estensione delle tutele
Le misure di protezione si applicano anche:
ai facilitatori (persona fisica che assiste il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata);
alle persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante, che sono legate ad essa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro del Segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà del Segnalante per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone (ad esempio, i soggetti che lavorano presso la società di proprietà di un fornitore di S & G Trade S.p.A che effettua la Segnalazione).
Qualora si verificasse l’adozione di misure discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le segnalazioni, l’art. 19 del D. Lgs. 24/2023 prevede che tale circostanza possa essere comunicata all’ANAC che informa l’Ispettorato Nazionale del Lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.
Sistema disciplinare
Per i propri Collaboratori, S & G Trade S.p.A prevede e, ove ne ricorrano i presupposti, applica sanzioni disciplinari:
nei confronti di coloro che si rendano responsabili di qualsivoglia atto di ritorsione o discriminazione o comunque di pregiudizio illegittimo, diretto o indiretto, nei confronti del Segnalante (o di chiunque abbia collaborato all’accertamento dei fatti oggetto di una Segnalazione) per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione;
nei confronti del Segnalato per le responsabilità accertate;
nei confronti di chiunque violi gli obblighi di riservatezza richiamati nella presente Guida;
nei confronti dei dipendenti che abbiano effettuato una segnalazione infondata con dolo o colpa grave;
nei confronti del dipendente che ometta di comunicare una segnalazione ricevuta.
I provvedimenti disciplinari sono proporzionati all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati, potendo giungere, per le ipotesi di maggiore gravità, fino alla risoluzione del rapporto di lavoro.
Si precisa che, quando la segnalazione inviata al Responsabile ha per oggetto notizie e documenti coperti dal segreto aziendale, professionale o d’ufficio, la rivelazione con modalità eccedenti rispetto alle finalità dell’eliminazione dell’illecito e, in particolare, la rivelazione al di fuori del canale di comunicazione specificamente predisposto a tal fine costituiscono violazione del relativo obbligo di segreto.
Riguardo ai Terzi (es. partner, fornitori, consulenti, collaboratori, ecc.) valgono i rimedi e le azioni previste dalla legge.
Tutela della riservatezza e della privacy
Le informazioni ed ogni altro dato personale acquisiti sono trattati nel rispetto della normativa nazionale ed europea a tutela della protezione dei dati (D. Lgs. 196/2006 e Regolamento 2016/679/UE).
Nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’art. 5 del Regolamento (UE) n. 2016/679, solo i dati personali che risultano pertinenti e necessari rispetto alle finalità della Guida possono essere oggetto di trattamento. Pertanto, tutti i dati personali (di qualunque persona fisica) contenuti nella Segnalazione o altrimenti raccolti in fase di istruttoria che non risultassero necessari saranno cancellati o resi anonimi.
Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.
In ottemperanza alla normativa di riferimento ed al fine di favorire la diffusione di una cultura della legalità e di incoraggiare le Segnalazioni, S & G Trade S.p.A assicura la riservatezza dei dati personali del Segnalante e la confidenzialità delle informazioni contenute nella Segnalazione e ricevute da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo di gestione della stessa e garantisce, inoltre, che la segnalazione non costituisca di per sé violazione degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro.
E ciò a prescindere che la segnalazione si sia poi rivelata fondata o meno.
Le Segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato Seguito alle stesse.
L’identità del whistleblower e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati.
La riservatezza viene garantita anche nel caso di segnalazioni effettuate in forma orale attraverso il sistema di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del whistleblower, mediante un incontro diretto con chi tratta la segnalazione.
L’identità del whistleblower è protetta dagli organi destinatari della segnalazione in ogni contesto successivo alla segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre Autorità competenti, in linea con quanto previsto dal D.lgs. 24/20237, salvo i casi in cui, in seguito a disposizioni di legge speciale, l’anonimato non possa essere opposto (ad es. in caso di indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni, ecc).
La tutela della riservatezza va, infatti, assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare, nello specifico:
a) nel procedimento penale: l’identità del whistleblower è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p. Tale disposizione prevede l’obbligo del segreto sugli atti compiuti nelle indagini preliminari “fino a quando l’imputato non ne possa avere conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura delle indagini preliminari” (il cui relativo avviso è previsto dall’art. 415-bis c.p.p.);
b) nel procedimento disciplinare: attivato dalla società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del whistleblower non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa.
Nei seguenti due casi, l’identità del whistleblower può essere rivelata solo previa: (i) comunicazione scritta delle ragioni alla base della rivelazione dei dati relativi alla sua identità e (ii) consenso espresso del whistleblower:
nel procedimento disciplinare laddove il disvelamento dell’identità del whistleblower sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
nei procedimenti instaurati in seguito a segnalazioni laddove tale rivelazione sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
La riservatezza (cfr. paragrafo precedente) viene garantita anche a soggetti diversi dal whistleblower
(cfr. par. 2.1), quali:
il segnalato, vale a dire la persona fisica oggetto della segnalazione;
il facilitatore, sia per quanto riguarda l’identità, sia con riferimento all’attività in cui l’assistenza si concretizza;
le persone diverse dal segnalato, ma comunque implicate in quanto menzionate nella segnalazione (es. testimoni);
fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione e nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del whistleblower. Fa eccezione a questo dovere di riservatezza delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, il caso in cui le segnalazioni siano oggetto di denuncia alle Autorità giudiziarie.
Il segnalato non ha il diritto di essere informato della segnalazione che lo riguarda; tale diritto, infatti, è garantito unicamente nell’ambito del procedimento eventualmente avviato nei suoi confronti (i) a seguito della conclusione dell’attività di verifica e di analisi della segnalazione e (ii) nel caso in cui tale procedimento sia fondato in tutto o in parte sulla segnalazione.
Formazione del personale in materia di whistleblowing
Tutto il personale della Società deve essere formato in maniera chiara, precisa e completa sul procedimento di segnalazione interno adottato, indicando i presidi posti a garanzia della riservatezza dei dati personali del Segnalante e della Persona Coinvolta.
Archiviazione
Tutta la documentazione prodotta nell’ambito delle attività disciplinate dalla presente Guida, in formato sia elettronico che cartaceo, deve essere archiviata e facilmente rintracciabile. A tal fine, il Responsabile delle Segnalazioni, è responsabile dell’archiviazione e della conservazione di tutta la documentazione relativa alla gestione delle Segnalazioni.